คู่มือสำหรับนายจ้างมือใหม่ ครอบคลุมเอกสารที่ต้องใช้และขั้นตอนการขึ้นทะเบียน
เริ่มจ้างแรงงานต่างด้าว 1 คน นายจ้างต้องรู้อะไรบ้าง?
การจ้างแรงงานต่างด้าวไม่ได้มีเพียงการตกลงค่าจ้างแล้วเริ่มงานได้ทันที นายจ้างต้องตรวจสอบทั้ง ประเภทงาน สถานะของแรงงาน สิทธิในการทำงาน เอกสารนายจ้าง และขั้นตอนการแจ้งจ้าง ให้ถูกต้อง เพราะแม้แรงงานจะมีหนังสือเดินทางหรืออยู่ในประเทศไทยอย่างถูกต้อง ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถทำงานกับนายจ้างรายใด หรือทำงานประเภทใดก็ได้ทันที
สำหรับนายจ้างที่กำลังจะรับแรงงานต่างด้าวคนแรกเข้าทำงาน นี่คือเรื่องสำคัญที่ควรตรวจสอบก่อนเริ่มจ้าง
1. ตรวจสอบก่อนว่า “งานนี้คนต่างด้าวทำได้หรือไม่”
ประเทศไทยกำหนดงานที่ห้ามคนต่างด้าวทำไว้หลายประเภท โดยปัจจุบันมีทั้ง งานที่ห้ามทำโดยเด็ดขาด และงานที่สามารถทำได้ภายใต้เงื่อนไข เช่น งานกรรมกรและงานขายของหน้าร้าน ซึ่งต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด
ดังนั้น ก่อนรับแรงงาน นายจ้างควรตรวจสอบให้ชัดเจนว่า
- ตำแหน่งงานที่ต้องการจ้าง คนต่างด้าวสามารถทำได้หรือไม่
- สัญชาติและสถานะของแรงงานเข้าเงื่อนไขของงานนั้นหรือไม่
- ลักษณะงานที่ปฏิบัติจริงตรงกับประเภทงานที่ได้รับอนุญาตหรือไม่
ไม่ควรดูเพียง “ชื่อตำแหน่ง” เพราะเจ้าหน้าที่สามารถพิจารณาจาก ลักษณะงานที่ทำจริงได้ด้วย
2. เช็กสถานะเอกสารของแรงงานก่อนเริ่มงาน
แรงงานแต่ละคนอาจมีสถานะไม่เหมือนกัน เช่น เป็นแรงงาน MOU แรงงานตามมติ ครม. หรือแรงงานที่อยู่ระหว่างเปลี่ยนนายจ้าง
สิ่งที่ควรตรวจสอบอย่างน้อย ได้แก่
เอกสารเดินทาง เช่น Passport หรือเอกสารใช้แทนหนังสือเดินทาง รวมถึงวันหมดอายุ
สถานะการอยู่ในประเทศไทย ตรวจ Visa หรือตราประทับอนุญาตให้อยู่ และดูว่ายังมีผลอยู่หรือไม่
สิทธิในการทำงาน ตรวจใบอนุญาตทำงานหรือหลักฐานการอนุญาตทำงาน รวมถึงนายจ้าง ประเภทงาน และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
จุดสำคัญคือ การอยู่ในประเทศไทยอย่างถูกกฎหมาย กับการได้รับอนุญาตให้ทำงาน เป็นคนละเรื่องกัน จึงต้องตรวจสอบทั้งสองส่วนก่อนเริ่มจ้าง
3. หากมีนายจ้างเดิม ต้องดำเนินการเปลี่ยนนายจ้างให้ถูกต้อง
ถ้าแรงงานยังมีข้อมูลผูกอยู่กับนายจ้างเดิม ไม่ควรรับเข้าทำงานทันทีโดยคิดว่า “มี Work Permit อยู่แล้วก็ใช้ต่อได้”
ต้องตรวจสอบก่อนว่าแรงงานมีสิทธิเปลี่ยนนายจ้างหรือไม่ และดำเนินการเกี่ยวกับการสิ้นสุดการจ้างเดิม การแจ้งจ้างกับนายจ้างใหม่ และการปรับปรุงข้อมูลการทำงานตามขั้นตอนที่ใช้กับแรงงานกลุ่มนั้น
ระยะเวลาและเงื่อนไขในการเปลี่ยนนายจ้างอาจแตกต่างกันตาม ประเภทแรงงาน มติ ครม. หรือมาตรการที่ใช้บังคับในช่วงนั้น จึงควรตรวจสถานะเป็นรายกรณี
4. เตรียมเอกสารของนายจ้างให้ตรงประเภทกิจการ
ไม่ใช่เฉพาะแรงงานที่ต้องมีเอกสาร นายจ้างเองก็ต้องมีเอกสารรองรับการจ้างเช่นกัน
กรณีนายจ้างบุคคลธรรมดา อาจใช้เอกสาร เช่น บัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน และเอกสารเกี่ยวกับกิจการตามกรณี
กรณีนิติบุคคลอาจต้องใช้หนังสือรับรองบริษัท เอกสารผู้มีอำนาจ เอกสารประกอบกิจการ และหนังสือมอบอำนาจ หากให้ผู้อื่นดำเนินการแทน
รายการเอกสารจริงต้องตรวจตามประเภทคำขอ ประเภทกิจการ และสถานะของแรงงาน เพราะแต่ละกรณีไม่เหมือนกัน
5. ตรวจสุขภาพ และเช็กประกันสุขภาพหรือประกันสังคม
ในกระบวนการขอหรือต่ออายุสิทธิทำงานของแรงงานหลายกลุ่ม จะต้องมีผลตรวจสุขภาพและหลักฐานด้านการรักษาพยาบาลตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด
กรณีแรงงานอยู่ในกิจการที่ต้องเข้าประกันสังคมและมีสิทธิแล้ว อาจใช้หลักฐานแสดงสิทธิผู้ประกันตน
ส่วนแรงงานที่ไม่อยู่ในระบบประกันสังคม หรือยังไม่มีสิทธิรักษาพยาบาล อาจต้องจัดทำประกันสุขภาพ ตามระยะเวลาและเงื่อนไขของมาตรการที่ใช้กับแรงงานรายนั้น
จึงไม่ควรเหมารวมว่าแรงงานต่างด้าวทุกคนต้องซื้อประกันสุขภาพแบบเดียวกัน
6. ดำเนินการด้าน Work Permit ให้เรียบร้อย
หากแรงงานยังไม่มีสิทธิทำงานกับนายจ้างรายใหม่ ต้องดำเนินการขออนุญาตหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลตามกรณีก่อน
ปัจจุบันกรมการจัดหางานมีระบบ e-WorkPermit สำหรับการดำเนินการเกี่ยวกับการอนุญาตทำงานของคนต่างด้าวหลายประเภท และมีแบบสำหรับการแจ้งจ้าง เปลี่ยนแปลงการทำงาน และแจ้งออกจากงานแยกตามกฎหมายและสถานะของแรงงาน
ข้อสำคัญคือ ไม่ควรให้แรงงานเริ่มทำงานในตำแหน่งหรือนายจ้างที่ยังไม่ได้รับสิทธิอย่างถูกต้องก่อน แล้วค่อยดำเนินการเอกสารภายหลัง
7. รับเข้าทำงานแล้ว อย่าลืม “แจ้งการจ้าง”
เมื่อรับคนต่างด้าวเข้าทำงาน นายจ้างมีหน้าที่แจ้งข้อมูลการจ้างต่อกรมการจัดหางาน ภายใน 15 วันนับจากวันที่จ้าง
และเมื่อแรงงานออกจากงาน นายจ้างก็ต้องแจ้งออกภายใน 15 วันนับจากวันที่ออกจากงาน พร้อมระบุเหตุแห่งการออกจากงาน
การไม่แจ้งภายในกำหนดมีโทษปรับได้ไม่เกิน 20,000 บาท
จึงไม่ควรมองว่าการได้ Work Permit แล้วคือจบทุกขั้นตอน เพราะยังมีหน้าที่ของนายจ้างหลังเริ่มการจ้างงานอีกด้วย
8. หากจัดที่พักให้แรงงาน ต้องดูเรื่อง TM30
หากนายจ้างเป็นเจ้าบ้าน เจ้าของบ้าน ผู้ครอบครองเคหสถาน หรือผู้จัดการสถานที่พัก ที่รับคนต่างด้าวเข้าพัก จะมีหน้าที่แจ้งที่พักตามมาตรา 38 แห่งพระราชบัญญัติคนเข้าเมือง โดยต้องแจ้งภายใน 24 ชั่วโมงนับจากเวลาที่คนต่างด้าวเข้าพัก
เรื่องนี้คือการแจ้งที่พัก หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า TM30 ซึ่งเป็นคนละขั้นตอนกับ Work Permit และการแจ้งเข้าทำงาน
9. อย่าลืมเรื่องรายงานตัว 90 วัน
คนต่างด้าวที่อยู่ในประเทศไทยติดต่อกันครบ 90 วัน มีหน้าที่รายงานที่พักต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด โดยใช้แบบ TM47 และต้องรายงานซ้ำทุกระยะ 90 วันตราบเท่าที่ยังเข้าเงื่อนไข
การรายงานตัว 90 วัน ไม่ใช่การต่อ Visa และไม่ใช่การต่อ Work Permit จึงต้องบริหารวันครบกำหนดแยกกัน
ข้อผิดพลาดที่นายจ้างมักเจอ
ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากการไม่มีเอกสารเลย แต่เกิดจากเอกสารมีอยู่แต่ไม่ตรงกับการทำงานจริง เช่น มี Work Permit แต่เป็นนายจ้างเดิม มีสิทธิทำงานแต่ประเภทงานไม่ตรง ลืมแจ้งเข้าหลังเริ่มจ้าง หรือคิดว่า Passport และ Visa เพียงอย่างเดียวเพียงพอสำหรับการทำงาน
หากคนต่างด้าวทำงานโดยไม่มีสิทธิ หรือทำงานนอกเหนือจากสิทธิที่ได้รับอนุญาต อาจมีความรับผิดทั้งตัวคนต่างด้าวและนายจ้าง โดยกรมการจัดหางานระบุว่าคนต่างด้าวอาจถูกปรับ 5,000–50,000 บาท ส่วนผู้ที่รับคนต่างด้าวที่ไม่มีสิทธิทำงานเข้าทำงานหรือให้ทำงานนอกเหนือสิทธิ อาจถูกปรับ 10,000–100,000 บาทต่อคน และกรณีกระทำผิดซ้ำมีโทษเพิ่มขึ้น
สรุป: ก่อนรับแรงงานต่างด้าว 1 คน เช็กให้ครบ 6 เรื่อง
ประเภทงาน → สถานะแรงงาน → เอกสารนายจ้าง → สุขภาพและประกัน → สิทธิทำงาน → การแจ้งจ้าง
การตรวจสอบตั้งแต่ก่อนเริ่มงานช่วยลดปัญหาการแก้ไขเอกสารย้อนหลัง ลดความเสี่ยงจากการจ้างผิดประเภท และทำให้การบริหารแรงงานในระยะยาวเป็นระบบมากขึ้น
ให้ Dream Force ช่วยตรวจสอบก่อนเริ่มจ้าง
หากไม่แน่ใจว่าแรงงานที่กำลังจะรับเข้าทำงาน สามารถเปลี่ยนนายจ้างได้หรือไม่ ต้องใช้เอกสารอะไร หรือประเภทงานที่ต้องการจ้างทำได้หรือไม่ Dream Force สามารถช่วยตรวจสอบสถานะและวางขั้นตอนการดำเนินเอกสารให้เหมาะกับแต่ละกรณี
ยื่นครบ จบไว
บริการด้านเอกสารแรงงานต่างด้าวอย่างครบวงจร
หมายเหตุ: หลักเกณฑ์ของแรงงานต่างด้าวอาจแตกต่างกันตามสัญชาติ สถานะการเข้าเมือง ประเภทใบอนุญาตทำงาน มติ ครม. และมาตรการที่ใช้บังคับในขณะนั้น จึงควรตรวจสอบสถานะของแรงงานเป็นรายบุคคลก่อนดำเนินการ